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事務局のためのシステム

~Excelとの戦いからの解放を~


各会場事務局の方から喜んでいただいき、現在は全国22会場で導入していただいております。
バーコード受付以外は目立たない、大変地味なシステムですが、事務局の補助として大変重宝されております。
当システムは事務局のためのシステムです。

事務局は、会員登録・出欠確認等手間のかかる作業が多く、また例会直前の変更作業等、手作業では大変です。
その面倒な作業、また間違えると大変な作業、その他時間がかかる作業から解放します。つまりExcelから解放します。

事務局の負担を軽減することにより、なお一層の会員へのサービスができるようになり、役員・世話人との情報共有化により例会が活性化します。
会員管理の自動化・他会場との共有化、参加申請メールから出欠自動登録、そして名簿・各種資料を簡単に作成します。
受付では、会員証のバーコード読み取りにより、誰でも受付が出来ます。
そして、過去のテーブル席を参考にできるだけフレッシュ顔合わせになるようにリアルタイムでテーブルを決定します。
データを蓄積していくことにより、会員の活動状況が把握でき、役員・世話人から的確なアプローチができます。
継続して各会場のご意見を反映しつつ、良い意見を積極的に採用していますので、どんどん便利になっています。
また、既に何らかのシステムを導入されている会場とは、無理なく連動できるように設計しています。

ご興味のある方は、気軽にお問い合わせください。

システムの特徴


守成に特化した異業種交流会支援システム

守成ルールに基づいたシステム作り

セキュリティー保持したWebを活用

半自動化により特殊な知識・経験が不要

スムーズな世話役(特に事務局)の交替が可能

本部システムと会員情報を連携

会員にとって限られた時間を有効活用(商談)

車座を常にフレッシュな顔ぶれで…

商談マッチング(希望業種を自動検索)

活動が多いほど有利な検索

各会場ルールに合わせてオリジナルカスタマイズ

ネットでシステム利用できるリモート接続が可能

活動実績報告

業種分布

システムデータの提供(CSV)

おすすめポイント



会員の一元管理

本部からのExcelデータを反映
他会場と名簿の共有化が可能
メールとの連携も可

会員の一元管理
スムーズな例会準備

領収書・参加者名簿印刷
その他 単純作業の自動化
 

スムーズな例会準備
スマートな例会受付

バーコード付き会員証発行
クリック・バーコード読取で出席記録
受付時にテーブル席の割振りが可能

スマートな例会受付
例会進行補助

商談タイムキーパー機能
抽選会機能
 

例会進行補助
会員活動レポート

司会・出発進行の担当履歴
テーブルリーダーの記録
会員更新日間近のお知らせ機能

会員活動レポート

システムの使い方


システムメニュー画面
操作ヒント

メニュー画面のキャプチャー画像です。
※ボタンにマウスオンで説明が表示されます。


バージョンアップ情報

Ver6.03・・・2021/06/11更新
 1.送信メール制限回避
 2.名簿共有見直し(仮番号、Email)
 3.本部同期シート名対策
 4.プロフィールプライバシー
 5.その他…一斉対象、入会申込書、開催時刻、一斉件名修正


Ver5.11・・・2021/01/06更新
 1.メール添付…添付データをWebにアップしてそのURLをメール本文に挿入
 2.メール変数指定…別画面用意、変数追加
 3.見直し…デフォルト欠席チェック、テーブル設定済みチェック
 4.不具合の修正…紹介履歴(系図)の退会者扱い
 5.その他…会場追加(5件)、会場個別対応


Ver5.10・・・2020/12/01更新
 1.参加登録…デフォルト解除
 2.レポート…紹介履歴(系図)、例会参加ゲスト時対応
 3.見直し…ドタキャン請求一覧選択とゆうちょ口座見直し、メール配信Other追加(入会回数)
 4.不具合の修正…参加申請メール社名よみの漏れ、同席チェック
 5.その他…会場追加(4件)、会場名変更(3件)、参加データ整理時保存


Ver5.09・・・2020/11/02更新
 1.参加登録…イベント確認に表彰追加
 2.参加申請(Email) …会場チェック強化(名簿共有会場)
 3.見直し…式次第次回締切、名簿共有氏名、司会メモ分表示
 4.不具合の修正…会員管理、メール送信、タイマー受信、本部同期
 5.その他…会場追加(川崎、宇都宮中央)


Ver5.08・・・2020/09/29更新
 1.自動受信…タイマー受信処理の追加
 2.商談登録…相手は参加一覧より選択
 3.不具合の修正…Web展開、受付コード割当、会員検索
 4.その他…会場追加(姫路白鷺)


Ver5.07・・・2020/08/21更新
 1.参加区分新設…ハイブリッド例会対応
 2.一斉メール…参加区分対応、時間差送信
 3.本部データ同期…本部変更依頼仕様対応、ゲスト対応
 4.商談報告…式次第印刷行数指定
 5.その他…会場追加(淡路島、銀座Ⅲ)


Ver5.06・・・2020/07/17更新
 1.例会参加申請…マイページ対応、人数制限、商談集計、他
 2.イベント…商談報告・希望業種・印刷順の見直し
 3.印刷関連…所定用紙の印字位置調整、会員証見直し
 4.機能強化…式次第編集時間シフト、分割例会まとめ新規
 5.その他…会場追加、不具合の修正


Ver5.05・・・2020/06/07更新
 1.Web展開強化…Web参加一覧にボタン追加 ※任意(プロフィール、顔写真、名刺画像)
プライバシー…Web非公開、個人情報公開確認
検索表示順…活動記録(ActivePoint)の計算 ※任意
 2.その他…会場追加、不具合の修正


Ver5.04・・・2020/05/04更新
 1.新業務追加…プロジェクト管理(参加登録、名簿出力等)
 2.メール機能追加…返信メールの行拡張、編集機能強化、署名編集
 3.その他…不具合修正(一斉メールログ)、会場追加(京阪守口)


Ver5.03・・・2020/04/13更新
 1.受付関連…ドタキャン、ドタ参対応
 2.参加登録…イベント状況
 3.メール関連…リターンメッセージ受信処理、一斉メール詳細ログ、変数追加、自動削除判定、個別メール
 4.Web展開関連…マイページ更新準備(参加メールコピー、例会時ツール)
 5.その他…会員一覧検索に検索文字入力追加、不具合の修正(参加申請メール処理)、会場追加((銀座Ⅱ、東京丸の内、岩手もりおか)


Ver5.02・・・2020 /03/6更新
 1.一斉メール…その他追加、事務局署名追加選択、対象区分変更可
 2.参加者名簿…会場名改行、レイアウト任意選択、他会場組織担当選択
 3.例会準備…ブース机札横印字、ゲスト様A3名札
 4.その他…例会参加締切指定追加(Web準備中)、領収書番号印刷選択、中之島対応(例会役割)、会場追加((福岡イースト、天王寺)


Ver5.01・・・2020 /02/17更新
 1.Web展開…Webからの参加申請、会員データ項目追加(プロフィール)
 2.拡大…返信メール文章行、商談報告件数、会場別名登録
 3.レポート…参加状況画面追加、新業種一覧
 4.その他…例会開始時間追加、都道府県省略、受付時テーブル決定%に自動を追加、会場追加((広島セントラル、京都洛都、福岡イースト)


Ver4.08・・・2019/ 11/13更新
 1.一斉メール…件名指定追加、当日キャンセル選択追加
 2.多回数受付…将来回数の受付対応
 3.その他…入会申込書印字位置調整、新会場対応、名簿等個別対応、不具合修正(会員のURL確認)、会場追加((愛媛、久留米南、銀座、横須賀、奈良、ヒルノ新大阪、明石)


Ver4.07・・・2019/ 9/1更新
 1.本部データ同期…見直し、本部に変更依頼
 2.例会参加確認…例会参加資格チェック
 3.一斉メール…一斉メールパターン(対象者と文面)登録
 4.その他…新会員デフォルト参加指定、名簿仕様個別対応、会場追加(中津諭吉の里、東京府中、青山デイライト、北九州八幡、弘前)


Ver4.06・・・2019/ 8/5更新
 1.チーム対応…例会運営チーム制対応(現3会場)
 2.ブース出展料…ブース出展料対応
 3.例会準備…レポート強化
 4.例会用印刷…入会申込書、ブース出展テーブル札
 5.その他…不具合修正(一斉メール)、会場追加(あいち一宮)


Ver4.05 ・・・2019/ 7/ 3
・ 一斉メール配信対応
・ 例会準備及び受付時の欠席登録変更
・ その他(個別対応、新会場追加)

Q&A


例会時のテーブル番号はどのように決めますか?

こちらより「Section1テーブル設定について」を参照下さい。

リンク


当システムを導入している会場

※府県内導入順
※Web名簿(マイページ)のパスワードは各会場にお問い合わせください。

守成クラブ
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天王寺(あべの)
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ヒルノ新大阪
Card image Web名簿(マイページ)
昼ノみなと神戸
Card image Web名簿(マイページ)
神戸オリエンタル
Card image Web名簿(マイページ)
高知
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皆さまの声


事務局の作業で一番大変なのが名簿管理でした。今までエクセルで管理していましたが、出欠と名簿の照らし合わせの作業に時間と労力がかなりかっていました。システムを導入する事によりメールフォームからの申込では自動にて反映、今までの作業の半分ぐらいに短縮する事ができ、大変だった作業が逆に楽しくなりました!本部からの会員名簿とのリンクも完璧です。これからの課題は出欠の連絡を100%メールフォームからにする事です。使いやすい様にバージョンアップしていってもらってるので助かっています。ありがとうございます(*^_^*)


みなと神戸事務局 賀内様


2018年5月開催の全国大会事務局会議でシステムが自会場(三宮会場)の紹介とともに発表されました。


三宮会場事務局 藤定様